부서간 협업에 대한 해결책은?

아인스파트너 솔루션 프로듀서 이성용 팀장 작성

‘점점 복잡해지는 비즈니스환경과 다양한 고객의 요구 속에서 우리회사의 영업부서와 생산부서가 소통하고 협업해도 조직의 성과를 담보하기 어려운데…’

부서간 소통 촉진, 갈등의 해소를 위한 협업이라는 테마는 조직이 생겨난 이후 경영진 및 인사담당자들의 끊임없는 고민이었다. 현대의 많은 회사들이 보다 효율적인 성과창출을 위해 업무 기능에 따라 개인, 부서 등을 구분 및 구성한 조직의 형태를 취하면서 조직마다의 목적, 목표를 추구해 나가며 고유한 업무에 대한 전문성은 높이고 있다. 하지만 이러한 구조는 이점이 분명히 있지만 이를 살려나가기 위해서는 부서간 협업을 저해하는 요인을 찾고 개선해 나갈 필요가 있다.

1.  의사소통의 부족 : 타 부서와의 질적/양적 소통이 충분히 이루어지지 못하여 전달 과정에서 해석의 오해가 발생할 수 있는 정보를 전달하거나, 너무나 표면적인 요청사항만 전달하여 협업을 통한 성과가 분명하지 못하는 경우들이 발생된다.

2.  부서간 조직문화 불일치 : 각 조직마다 직무에 따른 업무 특성이나 조직장의 매니지먼트 방침에 의해 다른 행동양식들이 나타나고, 이는 협업에 저해 요소가 될 수 있다.

3.  조직간 목표의 상충 : 전사 목표에 의해 부서별 목표 설정 시, 부서 상호 간의 목표 검토 프로세스가 제대로 기능하지 못할 경우, 부서간 이해관계가 생겨날 수 있다. A부서의 목표를 달성하려는 전략이나 행동이 B부서의 목표에 상충한다면 협업을 이끌어 내기가 어렵다.

4.  부서별 역할과 책임의 불명확성 : 부서의 기능과 업무에 대한 분장이 명확히 이루어지지 못한 경우, 흔히 말하는 ‘끼인 일’에 대해 그 누구도 주체가 없는 경우가 발생하고 이는 결과적으로 조직의 성과나 고객가치에 마이너스요소가 되는 결과로 귀결된다.

이러한 부서간 협업을 둘러 싼 과제들을 해결하기 위해 많은 회사들은 효율적인 의사소통이나 목표설정을 위한 커뮤니케이션 Tool을 도입하거나, 인사제도의 보완, 소통의 조직문화 구축을 위한 캠페인, 교육 등 많은 수단들을 강구하고 실행하고 있다.

최근 폐사에서도 조직간 협업에 대한 연수 프로그램에 대한 요청과 운영이 많아지고 있다. 최근 진행된 한 회사의 조직간 협업테마에 대한 연수 프로그램 일부 운영 사례를 소개해보고자 한다. 

l  A사의 사례 

- 연수의 배경 : 부서간 교류가 잘 되지 않아서, 고객의 목소리가 전달되지 않거나 고객 대응에 있어 컴플레인이 발생하고 있다. 또한 각자 본인 부서의 업무에만 신경 쓰고 있어 타 부서에 대한 업무 공유나 피드백이 일어나지 않아 불필요한 중복업무가 발생한다.

- 연수의 목적 : 자부서를 넘어 보다 넓은 시야로 부서간 협업을 촉진할 수 있도록 부서간 협업, 교류, 커뮤니케이션을 활성화하여 조직간 협업의 기틀을 마련한다.

- 대상자 : 팀장급 이상 ~ 경영진으로 구성

- 프로그램 운영의 Point

1. 마케팅 Tool을 활용하여 부서의 관점뿐만이 아닌 자사의 관점으로 사업의 현황을 분석한다.

2. 인간적인 측면에서의 서로에 대한 이해의 폭을 넓힌다. (이해하고 신뢰를 구축한다).

3. 부서간 협업의 현황을 검토한다. (어려운 점, 문제점, 과제를 표면화한다).

4. Value Chain으로 사업의 현황을 검토한다. 보다 타당한 구조를 협의하고 만든다.

5. Value Chain을 기반으로 타 부서에게 어떠한 도움을 줄지, 어떠한 기대를 가지고 있는지를 정리한다. (단, 이러한 내용이 자부서의 입장이 아니라 고객가치의 측면을 생각한다).

6. 핵심이 되는 문제와 장애를 명확히 밝힌다.

7. 실천해야 할 일과 주체를 명확히 설정한다.

A회사의 경우 회사로 돌아가 현재는 아웃풋을 보다 명확히 다듬어 실천목표와 계획을 설정하여 실천하고 있으며, 이를 위해 팀장과 경영진이 고객의 가치실현을 위해 협의체를 구성하여 주기적으로 논의하고 있다고 한다.

현재 우리 조직도 A사와 같은 고민을 하고 있다면, 매니저들이 주체가 되어 고객에 대한 가치를 기반으로 우리 조직의 사업과 부서별 협업 현황을 검토해보는 것부터 시작하는 것이 어떨까?

이상.