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제목 당신의 보고서는 안녕하십니까?
등록인 최성진 등록일 2021.04.14

당신의 보고서는 안녕하십니까?

 

아인스파트너 수석컨설턴트 최성진 작성

 

당신이 보고를 하면 상대(상사, 고객 등)는 만족합니까? 당신의 보고서는 안녕하십니까?

 

보고하는 사람에 따라 같은 내용임에도 칭찬받기도 하고, 질책을 받기도 합니다. 설득여부가 바뀌기 때문에 추진하려던 일이 급 물살을 타기도 하고, 브레이크가 걸리기도 합니다.

오늘은 보고서 작성[logical writing]에 대해서 이야기하려고 합니다. 보통 논리적 글쓰기라고 하면 일목요연하고 앞뒤에 모순이 없는 것을 상상합니다. 대부분의 경우는 맞지만 비즈니스 상황에서는 보다 더 넓은 관점에서 글을 바라보아야 합니다.

일목요연하고 가독성이 높은 보고서라도 전혀 설득력이 없는 경우가 있습니다.

보고서의 결론이 보고 대상자의 예측 범위를 벗어나지 않을 경우에만 일목요연, 가독성, 앞뒤 모순 없음등이 잘 통합니다. 예측 범위를 넘는 결론일 경우에는 이것 만으로는 부족합니다. 당신의 전문성이 높아질수록 상사의 예측 범위를 넘는 결론을 가지고 설득해야 할 일들이 늘어납니다. 당신의 직급이 높아질수록 간결하고 깔끔한 보고서만으로는 더이상 안녕하지 못하게 된다는 뜻입니다.

 

당신의 보고서에 다음의 4가지 원칙을 최대한 담아 보시기 바랍니다. 까다로운 보고 대상 일수록, 어려운 난제에 대한 보고 일수록, 설득이 중요 할 수록 효과가 크실 겁니다.

 

  1. 보고서를 누가 보는가? (Reader)

  2. 보고서의 목적은 무엇인가? (Object)

  3. 보고서는 어떤 한계가 있는가? (Problem)

  4. 보고서는 어떤 질문에 화답해야 하는가? (Question)

 

Reader : 보고 대상에 대한 이해가 매우 중요합니다. 보고 대상이 복수인 경우라면 대상자마다 보고 내용을 받아들이는 포인트가 다를 수 있습니다.

예를 들어, 각 조직의 문제를 파악하고 보고하는 장면에서 대상자가 대표이사와 임원들이라고 해보겠습니다. 보통의 경우 임원은 조직장의 입장이고, 대표는 전체적인 입장이기 때문에 임원은 방어적으로 해석하려고 하고 대표는 공격적으로 해석하려고 합니다.

또한, 사람은 공적인 입장과 사적인 입장이 있습니다. 대표라고 해도 자신이 처해있는 상황에 따라 공적인 입장과 사적인 입장이 반대되는 경우도 있습니다. 예를 들어, 공적인 입장은 분명 조직과제를 명확히 파악해서 해결해야 한다고 해도 사적으로 임기 말이라고 한다면 굳이 문제를 들추고 싶지는 않겠죠.

 

Object : 같은 보고서라고 해도 목적은 달라질 수 있습니다. 목적에 따라 보고서 구성이나 논조 역시 바뀔 수 있습니다. 체육대회 관련 사내 공지문을 예시로 들어보겠습니다. 정확한 정보전달이 목적이면, 사실 중심으로 일목요연하게 정리되어야 하고 참여 유도가 목적이면, 어느정도 익살스러움을 허용하고 재미있는 이미지가 느껴지도록 하는 것이 유리합니다.

영업제안서라고 해도 수주가 목적인 것이 일반적이지만, 적절한 거절이 목적일 때도 있고 떨어지더라도 좋은 인상을 주는 것이 목적일 때도 있습니다.

사장님에게 현황보고를 하더라도 기회로 삼아 일을 키워 개혁을 설득하는 목적으로 쓸 수도 있고, 사실만 정확하게 전달하고, 판단을 맡기는 것을 목적으로 쓸 수도 있습니다. 목적이 정당한가에 대해서는 이 컬럼에서는 논외로 하겠습니다.

`목적대로 쓸 수 있는가? ’, ‘목적에 따른 전략을 가지고 있는가가 중요합니다.

아무런 의도도 없고, 목적도 없는 보고서는 최악입니다. ‘이 보고서는 원래 이렇게 써 왔어에 갇히면 보고서는 목적을 잃고 엉망이 될 수도 있습니다.

 

Problem : 모든 종류의 보고서는 크고 작은 한계가 존재합니다. 예를 들어, 직원들 대상으로 만족도 조사를 한 후 이를 보고한다고 해보겠습니다. 직원들이 부정적으로 답변했다고 해서 무조건 문제가 있다고 볼 수 없고, 점수가 높은 부서가 낮은 부서에 비해 무조건 좋은 조직이라고 볼 수도 없습니다. 이는 의견 조사이지 관찰 기반의 사실 조사가 아니기 때문입니다. 이러한 한계를 명확히 제시하지 않으면 보고로 인해 편견이나 오해가 커지는 상황이 되어 버릴 수도 있습니다. 보고서를 작성하는 사람과 읽는 사람은 내용에 대한 이해와 한계를 인식하는 것이 다릅니다. 작성자가 이해한 만큼 더 친절하게 한계점을 명확히 제시해야 합니다.

 

Question : 보고서를 보게 되면 떠오르는 의문점이 있습니다. 단순히 오해에 의한 의문일 때도 있고, 핵심적인 포인트를 지적하는 의문일 때도 있습니다. 보고서를 잘 쓴다는 것은 얼마만큼 이러한 의문에 화답 할 수 있는가에 달려있습니다. 초안을 구성하고 나서 스스로 의문이나 궁금한 것이 떠오르지 않는다면 다시 구성해야 합니다. 전혀 임팩트가 없다는 뜻입니다. 보고서를 보고 자연스럽게 궁금한 것이 생기고, 보고 과정에서 해소를 하게 되면 대상자가 카타르시스를 느끼게 합니다.

일방적인 설득이 아닌 쌍방향 소통을 통한 설득이라서 훨씬 강력합니다. 또한 의문점은 보고서 자체에서 해소시킬 수도 있고, 구두상 설명을 통해 해소할 수도 있습니다. 당연한 이야기지만 만약 직접 설명할 수 있는 기회가 불투명하다면 반드시 보고서 자체에서 해소하는 전략으로 구성해야 합니다.

 

당신이 보고서를 쓸 때 포스트잇에 ROPQ라고 써서 모니터 한 켠에 붙여 놓고 써 보시기 바랍니다.

시간은 조금 더 걸리겠지만 분명 당신의 보고서는 더 좋아지게 될 것입니다.

 

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