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제목 좋은 회의를 위해서
등록인 한나경 등록일 2021.01.25

 

좋은 회의를 위해서

 

아인스파트너 한나경 책임컨설턴트 작성

 

 

 

직장인들의 하루 평균 회의 횟수가 1.4회 회의에 참석하고 있으며, 설문에 참여한 직장인 중 72.8%가 일부 회의를 불필요하다고 느끼고 있습니다. 그리고 절반 이상(57.6%)이 회의 문화에 만족하지 않는다.라는 서베이 결과를 본 적이 있습니다. (2018년도 잡코리아에서 실시한 서베이 결과에 대한 신문 기사 참고)

 

 

 

하루에도 한두번 이상 진행되며 직장인이라면 매번 마주하게 되는 회의인데, 과연 좋은 회의란 무엇일까요?

 

필요한 인원만 참석하는 회의, 결론이 명확한 회의, 양방향 소통이 가능한 회의, 주어진 시간내에 종료하는 회의, 자유롭게 의견을 제시할 수 있는 회의 등등 다양한 의견이 있을 수 있습니다.

 

 

 

그런데 과연 현실에서는 참가자 모두가 참석하지 않는다던지, 회의 참가자들의 발언이 거의 없다라던지, 결론이 나지 않는다던지 등등의 문제가 나타날까요?

 

그 원인을 가만히 살펴 보면 대체적으로 회의 정보에 대한 사전 공지가 부족하거나, 회의 참석자의 관련성이 낮거나, 사전 준비 부족 등을 원인으로 볼 수도 있습니다.

 

이러한 문제들을 개선하기 위해서 우리는 회의를 잘 들여다보면서 회의를 하고 있는 집단의 상황을 정확하게 파악할 필요가 있습니다.

 

 

 

회의에서는 일이나 작업의 내용적인 컨텐츠 측면만이 아닌 참석자들의 감정이나 생각, 결정의 프로세스에 대한 신뢰, 만족감 등 프로세스는 반드시 일어나고 있습니다.

 

우리는 여기서 프로세스적인 측면에 집중하여 잘 살펴보고 여기서 개선의 포인트를 얻어야 합니다.

 

우선 회의의 리더는 회의 운영에 장애가 되는 프로세스가 있다면 대책을 세워야 합니다. 장애가 되는 프로세스와 관련된 대책을 세우는 것으로 회의 참석자 자신의 행동을 촉진해 회의 참가 만족도를 높이는 것과 동시에 회의를 효율적으로 운영하기 위함입니다.

 

기본적인 사고 방법은 1. 전제를 세우고, 2. 현상을 분석하며, 3. 목적을 분명히 하고, 4. 대책을 세우는 순서로 해야 합니다.

 

1.    전제 : 바람직한 회의 본연의 자세, 그룹 본연의 자세를 그려두는 것

 

2.    현상 분석 : 개인 행동, 그룹 프로세스를 관찰하고, 장해가 되고 있는 프로세스를 파악하며, 그 요인을 생각

 

3.    목적 : 장해가 되는 프로세스가 해결된 상태를 그림

 

4.    대책 : 멤버와 장해가 되고 있는 프로세스를 공유하고 그 요인을 함께 생각, 향후 어떻게 하면 좋을지 방향성(생각, 방법 등)을 공유

 

 

 

위의 같은 방법으로 사고해 가면서 프로세스의 대책을 세워 가면서 동시에, 장해가 되는 프로세스를 개선하기 위해서는 깨닫는 것도 중요합니다. 회의의 리더 뿐만 아니라 모든 참석자가 장해가 되는 프로세스가 무엇인지 제대로 깨닫는 것이 중요한 것입니다.

 

리더가 지시하는 것, 명령하는 것 보다는 그 상황을 피드백하고, 질문하는 것으로서 상황을 더 쉽게 파악할 수 있을 것입니다. 게다가 개인의 문제도 그룹 전체의 문제로서 채택해 공유해 나간다면 그룹이 다함께 성장해 나갈 수 있을 것입니다.


 

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